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危机时刻记录职责愈发重要不能停摆 国际档案理事会等国际组织发表联合声明

本报讯 在新冠肺炎疫情蔓延全球的严峻态势下,文件、档案管理也面临着诸多问题。为此,国际档案理事会和国际信息专员会议于近日发表联合声明《新冠疫情昭示:危机时刻记录职责愈发重要不能停摆》。该声明得到文件管理者和行政管理者国际协会、国际数据科学委员会、数字保存联盟、研究数据联盟以及联合国教科文组织世界记忆和世界数据系统等国际组织的支持。

联合声明提出3项原则,分别是:第一,决策必须予以记录;第二,文件与数据应在所有机构得到保护和保存;第三,机构关闭期间应保证信息安全,加强档案保护,提供数字内容的利用服务。国际档案理事会希望档案、文件、数据领域及相关社群支持联合声明,一道呼吁全球所有政府、企业和研究机构记录现在及未来的决策和业务活动。

联合声明围绕应急状态下的决策记录、数据保存和提供利用,发出3项行动呼吁。第一,决策必须予以记录。目前,各国政府做出了一系列重要决策,包括对涉及数十亿人口的市场、人们的日常生活等进行大规模管控。此时,利用各类数据辅助决策的益处愈发凸显,因而更不能减少对语境化信息(如纸质文档、数据、算法、代码和音像)予以记录的需求,也不能减免各级政府记录其数据分析过程、捕获关键信息的职责。必须对决策依据、决策本身以及相关高层决策者进行充分记录,保证政府在应急事件中及事后均可问责,并使后代从中汲取经验教训。在当前状况下,由于无法采用常规流程、常态基础设施,可能导致文件记录面临风险。这就要求必须对临时技术环境中生成的文件记录采取紧急措施进行恰当管理,解决保存问题。

第二,各类机构应保障文件和数据的安全与保存。记录职责的履行者不仅是各级政府,还有所有的商业机构、研究机构和教育机构等。所有机构都必须意识到恰当保存数据、有效管理文件的重要性,这样我们才能为后代提供可靠的危机管理的凭证性信息。业务机构要维护业务活动记录以保证业务的连续性、证明权责,并将其作为向政府申请补贴资助的凭证;研究机构和教育机构,尤其是参与疾病追踪、对病原体基因组进行图谱分析开发疫苗的机构,必须确保相关记录和数据的准确性,并对其进行正确保管和维护。当前,世界各地科学家对1918年流感大流行档案的研究证明了这一点。而档案机构也会成为新冠肺炎疫情档案的保管者,档案能够证明此次疫情蔓延对经济和社会的影响。这不仅是为了预防、预测类似事件的再度发生,也有助于理解本次事件对当代和后代的影响。

第三,闭馆期间应维护数字内容的安全,加强保护,促进利用。对新冠肺炎疫情开展研究,预防其他类似事件的发生,有赖于文件管理服务、有赖于档案。因此,应以可保存、可访问的方式生成和捕获文件与数据。无论现在还是未来,文件和档案不仅仅是标记为“官方文件”的纸质文档,还有越来越复杂的数字资料,诸如算法和初始数据。同时,捕获和保存已经停业的公司和私营机构的文件也变得至关重要。必须关注的是,就疫情报告标准、相关规范和定义达成全球协议至关重要,有必要将档案馆认定为原始数据的保管者,将原始数据作为复合数据、报告信息的基础支撑。

联合声明揭示新冠肺炎疫情蔓延过程中文件、档案管理所面临的危机,昭告全球越是危机时刻文件与档案管理的重要价值愈宜凸显,呼吁所有机构时刻履行记录职责。此前,各国政府均采取了非常态化的应急管控措施,很多机构因而无法在常规流程中开展业务或不得不应用临时技术解决突发问题,在这种情况下生成的各类形式、各种载体、不同媒体的文件是否得到及时捕获采集、科学有效管理?很多档案部门疫情期间闭馆暂停接收档案进馆和现场查档,如何确保提供在线优质服务、满足各种利用需求?联合声明提醒我们,这不仅关乎疫情文件的生成、安全和疫情档案的保存、保护,也是对档案管理、数字转型、风险管控、应对能力的全面检验,更是对应急事件中队伍建设和人才培养成效的一次大检阅。   

原载于《中国档案报》2020年5月11日  总第3523期  第一版